FAX受注を自動化する前に整理する、入力項目と確認作業のチェックリスト

まず、受信から登録までを1件たどる

FAX受注の自動化を考えるときは、読み取る文字だけでなく、その後の判断を書き出しましょう。印字が読めても、「2」が個数なのか箱数なのか分からなければ、受注を確定できません。

直近の注文から、普段どおりに処理したものと、確認の電話をしたものを1件ずつ選びます。受信、取引先の特定、商品との照合、数量・納期の確認、受注登録の順に、担当者が見た資料を記録してください。これは自社の運用を整理するための方法で、読み取り精度を測る試験ではありません。

入力項目と、迷ったときの扱いを同じ表に書く

下の表をコピーし、確認に使う台帳名や担当者名を追記すると、導入相談の資料になります。空欄をゼロで埋める、商品名が似ているものへ置き換える、といった補完は先に決めたルールがない限り行わず、確認待ちにします。

架空の注文で、確認の分かれ道を確かめる

例えば「品番0012、数量2箱、希望納期10/8」とだけ書かれた注文を考えます。これは説明用の架空例です。品番は先頭のゼロを残して照合し、数量は2、単位は箱として分けて持ちます。入数が確認できる前に、個数へ換算して登録しないようにします。

10/8に年がない場合は、自社で合意した年の補完ルールを使うか、注文者へ確認します。また、希望納期を読めたことと、その日に出荷・納品できることは別です。受注入力に必要な確認と、納期を回答する判断を分けておきましょう。

同じ注文番号が再び届いた場合も、すぐに重複として捨てません。「再送」「訂正」「追加」のどれかを確かめ、元の注文と変更点を残します。

確認待ちの注文が埋もれないようにする

読み取り後の状態を「登録可能」「確認待ち」「処理済み」に分け、確認待ちには次の項目を残します。確認が終わったら、修正値と判断理由も記録します。

• 受信記録と元画像：どのFAXの、どの行かをたどれる情報。
• 確認理由：文字の判読、商品候補、数量単位、納期、訂正の区別。
• 担当・期限：誰が、いつまでに、どこへ確認するか。担当不在時の引継ぎ先。
• 再開条件：何が分かれば登録できるか。確認後に元の処理へ戻す担当。

相談前にそろえる資料と、製品で確認すること

相談用には、共有してよいFAXの見本、入力先の項目一覧、商品・取引先台帳の項目、先ほどの確認表をそろえます。実際の顧客情報を含む資料は、共有先と必要な範囲を確認してから渡してください。

IPAの「要件定義とは？」では、業務上の要求とシステムへの要求を整理し、関係者で合意する進め方が説明されています。この表も、現場の判断を導入先とすり合わせるために使えます。

カナボウAI FAXの製品ページでは、読み取り、確認が必要なものの仕分け、入力先への連携を案内しています。自社帳票・台帳・入力先での対応範囲は、確認表をもとに個別に確かめてください。情報確認日：2026年10月6日。